Viele Unternehmen verwalten ihre Dokumente über Teams, nutzen Google Docs oder ähnliche Lösungen. Welche Probleme entstehen hier? Wann wird eine praktische Datenablage zu Dokumentenchaos und wo setzt hier DMSFACTORY ein?

Für eine schnelle und flexible Zusammenarbeit an Dokumenten eignen sich Anwendungen wie Microsoft Teams oder Google Docs selbstverständlich gut. Sobald es jedoch um die Dokumentenlenkung geht, was beim natürlichen Unternehmenswachstums kaum ausbleibt, stoßen Teams & Co. an ihre Grenzen. Es gibt keine echte Versionskontrolle, so kann jede/r Dateien überschreiben, umbenennen und verschieben. Außerdem ist es nicht auf den ersten Blick erkenntlich, welche Version die freigegebene ist. Freigabeprozesse fehlen generell. Es gibt keine strukturierten Workflows, die sicherstellen, dass ein Sicherheitsdatenblatt oder eine Rezeptur erst nach Prüfung und Freigabe genutzt wird. Fangen wir gar nicht erst mit den Anforderungen an Audit-Trails oder den Datenschutz an, die „einfache“ Anwendungen in der nötigen Tiefe definitiv nicht abdecken. Die Konsequenz: Sobald der erste Kunde einen Nachweis fordert oder eine Zertifizierung ansteht, reicht „Teams reicht doch” nicht mehr. 

Und die Nacharbeit kostet dann deutlich mehr Zeit, als es gekostet hätte, ein System einzuführen, das von Anfang an mitwächst. Mit dem ECM M-Files und der individuellen Konfigurationsmöglichkeit durch die entsprechenden hauseigenen Erweiterungen bietet die DMSFACTORY genau das. Ein zentrales System, das individuell skalierbar ist, die Vergabe von Zugriffsrechten ermöglicht, Freigabeprozesse abbildet und noch vieles mehr leistet, um den Alltag von Unternehmen zu erleichtern.

Nicht nur aufgrund der DSVGO ist Datensicherheit ein unterschätztes Thema. Auch sind sich viele nicht darüber bewusst wie angreifbar ihre Datensysteme sind. Welche Fragen sollten sich Unternehmen stellen, wenn sensible Dokumente in Cloud-Systemen internationaler Anbieter gespeichert sind und welche sicheren Alternativen gibt es?

DSGVO-Konformität ist nicht nur ein Häkchen auf der Unternehmenssicherheits-Checkliste. Sie ist die Basis für eine zuverlässige und effiziente Arbeit. Unternehmen sollten sich deshalb immer fragen:

• Haben wir bei den von uns verwendeten Anwendungen eine Wahl, wo unsere Daten landen?
  Viele internationale Cloud-Anbieter geben Unternehmen keine echte Kontrolle über den Serverstandort oder das Betreibermodell. Beispielsweise mit flexiblem Hosting, wie On-Premise, Cloud oder hybrid, entscheidet das Unternehmen selbst, wo seine Daten liegen, statt sich dem Modell eines Anbieters zu verpflichten.
• Welchem Rechtsraum unterliegt der Cloud-Anbieter?
  Es reicht nicht, nur zu fragen „Wo steht der Server?” – die richtige Frage lautet: „Welchem Mutterkonzern und welchem Rechtsraum unterliegt der Anbieter, der diesen Server betreibt?” Nur wenn beides – Serverstandort und Unternehmenssitz/Rechtsraum – innerhalb der EU liegen, ist ein Zugriff über ausländisches Recht wie den CLOUD Act ausgeschlossen.
• Können wir nachvollziehen, wer wann auf welches einzelne Dokument zugegriffen hat?
  Die meisten Cloud- und Kollaborationssysteme kennen nur grobe Freigabestufen. M-Files ermöglicht dynamische, dokumentengenaue Zugriffsrechte – jede Ebene der Sensibilität lässt sich exakt abbilden. Zudem haben Unternehmen die Wahl, ob sie das System On-Premise oder in der Cloud hosten.
• Sind wir im Ernstfall wie bei Audits, Behördenanfragen und Sicherheitsvorfällen lückenlos beweisfähig?
  Ohne durchgängige Versions- und Änderungshistorie lässt sich oft nicht mehr rekonstruieren, wer wann was verändert hat. M-Files protokolliert beispielsweise jede Änderung automatisch und macht Unternehmen damit auditfähig, statt sie im Ernstfall unter Zeitdruck nach Nachweisen suchen zu lassen.

Die sichere Alternative liegt nicht in einem weiteren internationalen Cloud-Anbieter, sondern in einem System, das die Kontrolle zurück ins Unternehmen bringt.

Welche zusätzlichen Anforderungen stellen Regulatorien, wie REACH, ISO oder Themen wie Qualitätsmanagement an die Datenverwaltung?

Regulatorien wie REACH, ISO-Normen gehen deutlich über das hinaus, was eine reine Dateiablage leisten muss. Im Kern verlangen sie einen lückenlosen Freigabeprozess, eine eindeutige Versionsführung, nachvollziehbare Zugriffssteuerungen, vollständige Änderungsnachweise, die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen und die Auditfähigkeit im laufenden Betrieb.

Während eine praktische Datenablage vor allem Auffindbarkeit und Zusammenarbeit ermöglichen soll, verlangen REACH und ISO zusätzlich strukturierte Governance. Ein DMS/ECM-System übernimmt dabei die operative Last dieser Nachweispflicht, sodass sich Mitarbeitende auf inhaltliche Entscheidungen statt auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren können.

Mit Blick auf die rasante Entwicklung der KI gerade in Bezug auf nahezu frei agierende Agenten, die Zugriffe auf Systeme erhalten. Wie verändert sich dadurch die Dokumentenverwaltung? Wo entstehen Risiken und wo Vorteile?

Im Gegensatz zur klassischen Automatisierung lesen, interpretieren und verändern KI-Agenten Dokumente eigenständig. Sie treffen im Rahmen ihrer Berechtigungen Entscheidungen und greifen dabei potenziell auf sehr viele Systeme gleichzeitig zu. Das stellt vollkommen neue Anforderungen an die Dokumentenverwaltung.

Zugriffsrechte werden hier zu einer kritischen Stellschraube, denn wenn nicht mehr nur Menschen, sondern auch Künstliche Intelligenz lesen, ändern und Workflows auslösen können, reicht eine grobe Freigabe auf Ordnerebene nicht mehr aus. Es braucht rollenbasierte Rechte, die auch für KI gelten und jederzeit nachvollziehbar sind. Auch die
Nachvollziehbarkeit wird noch wichtiger als bisher. Ein Audit-Trail muss künftig nicht nur “wer hat was geändert” dokumentieren, sondern auch, ob eine Aktion von einem Menschen oder autonom von einem System ausgelöst wurde. Strukturierte Metadaten werden zur Grundvoraussetzung, denn KI arbeitet nur dann zuverlässig, wenn Dokumente über klare Metadaten in den richtigen Kontext gesetzt werden. Die Qualität der Datenbasis gibt die Qualität der Prozesse vor.

Die Risiken rücken in den Hintergrund, wenn KI verantwortungsvoll implementiert und eingesetzt wird. Denn dann profitieren die Unternehmen von deutlich schnellerer Bearbeitung wiederkehrender Vorgänge wie Prüf- und Freigabeprozesse, konsistenter Einhaltung entsprechender Vorgaben, Entlastung von Routineaufgaben und früherer
Erkennung von Sicherheitslücken und Fehlern.

Uwe Dertinger ist Teil des Vertriebsteams der DMSFACTORY. Mit seiner jahrelangen Erfahrung im Vertrieb und der Beratung im Bereich der DMS- und ECM-Lösungen unterstützt er die Kundinnen und Kunden der DMSFACTORY dabei, ihre Prozesse effizient zu gestalten. Persönliche Betreuung, langfristige Kundenbeziehungen und praxisnahe Optimierung stehen für ihn dabei stets im Mittelpunkt.